Ausgangssituation:
Ein renommierter Immobilien-Kongress mit mehreren hundert Teilnehmern bot neben den Hauptvorträgen auch eine Reihe von Break-Out-Sessions an. Jede dieser Sessions konzentrierte sich auf unterschiedliche Fachgebiete und Themen, die für bestimmte Zielgruppen innerhalb des Teilnehmerkreises relevant waren. Nach dem Kongress war es für den Veranstalter wichtig, die Teilnehmer gezielt mit weiterführenden Informationen und passenden Produkten zu versorgen, die auf den spezifischen Inhalten der besuchten Break-Out-Sessions basierten. Zudem sollte der Telefonsupport im Nachgang effizienter gestaltet werden, indem er genau wusste, welche Teilnehmer an welchen Sessions teilgenommen hatten.
Die Anforderung:
Das Ziel war, sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer nach dem Kongress nur die Informationen erhält, die für die besuchten Break-Out-Sessions relevant sind. Zudem musste das System die Teilnahme pro Session genau dokumentieren, um den Support-Teams die Möglichkeit zu geben, gezielte und relevante Folgeprodukte anzubieten. Diese Nachbearbeitung sollte so gestaltet werden, dass der Teilnehmer individuell betreut und die Konversion von Leads zu Käufern optimiert wird.
Die Lösung:
WIRKUNG.entry wurde eingesetzt, um den gesamten Prozess der Session-Teilnahme und der anschließenden Nachbearbeitung effizient zu steuern.
- Session-Tracking: Beim Betreten einer Break-Out-Session wurden die Teilnehmer durch Scannen ihrer persönlichen QR-Codes oder Barcodes registriert. Jede Session war mit einem spezifischen Raum verknüpft, wodurch das System genau erfasste, wer an welcher Session teilgenommen hatte.
- Personalisierte Informationen: Nach dem Kongress wurden automatisch nur die Informationen und Materialien der besuchten Break-Out-Sessions an die Teilnehmer versendet. Dies ermöglichte eine gezielte und personalisierte Nachbearbeitung, die die Relevanz und das Interesse der Teilnehmer erhöhte.
- Gezielte Nachverfolgung: Die im System hinterlegten Daten ermöglichten es dem Telefonsupport, gezielt auf die Interessen und Bedürfnisse der Teilnehmer einzugehen. Basierend auf den besuchten Sessions konnten die Support-Mitarbeiter maßgeschneiderte Empfehlungen für Folgeprodukte oder Dienstleistungen geben, die genau auf die jeweiligen Themen der Break-Out-Sessions abgestimmt waren.
- Optimierte Konversion: Durch die gezielte Nachbearbeitung konnte der Veranstalter die Konversion von Teilnehmern zu Käufern erheblich steigern, da die Empfehlungen und Nachbearbeitungen direkt auf den spezifischen Interessen der Teilnehmer basierten.
Ergebnis:
Mit WIRKUNG.entry konnte der Veranstalter nicht nur die Teilnehmererfahrung durch personalisierte Informationen und maßgeschneiderte Nachverfolgung verbessern, sondern auch die Effektivität des Telefonsupports steigern. Die gezielte Ansprache der Teilnehmer führte zu einer höheren Zufriedenheit und einer signifikanten Steigerung der Verkaufszahlen von Folgeprodukten.