Der „Find Your Flow“ Kongress in Basel war ein Highlight des Jahres für alle, die sich für persönliche Entwicklung, Achtsamkeit und Unternehmensführung interessieren. Mit Teilnehmern aus über 20 verschiedenen Ländern stand der Veranstalter vor der großen Herausforderung, allen Gästen eine nahtlose Erfahrung zu bieten – unabhängig von Sprachbarrieren. Dazu wurde Simultanübersetzungstechnologie eingesetzt, die es den Teilnehmern ermöglichte, den Vorträgen in ihrer bevorzugten Sprache zu folgen. Doch wie stellte man sicher, dass die Ausgabe und Rückgabe der Übersetzungsgeräte reibungslos und effizient ablief? Hier kam WIRKUNG.entry ins Spiel.
Die Herausforderung: Effiziente Ausgabe und Rücknahme von Übersetzungsgeräten
Der Erfolg des Kongresses hing maßgeblich davon ab, dass die Teilnehmer ihre Simultanübersetzungsgeräte schnell und ohne Verwirrung erhielten. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass die Geräte nach der Nutzung korrekt zurückgegeben wurden, um Verluste zu vermeiden. Bei einer so großen Teilnehmerzahl war dies eine logistische Herausforderung, die ein präzises und effizientes System erforderte.
Die Lösung: WIRKUNG.entry als zentraler Hub für die Geräteverwaltung
WIRKUNG.entry erwies sich als die ideale Lösung für diese komplexe Aufgabe. Das System wurde genutzt, um die Ausgabe und Rückgabe der Übersetzungsgeräte effizient zu steuern und den gesamten Prozess für Teilnehmer und Veranstalter gleichermaßen reibungslos zu gestalten.
- Automatisierte Ausgabe mit QR-Code-Labels: Beim Check-in der Teilnehmer, die ein Simultanübersetzungsgerät benötigten, wurde durch Scannen ihrer Eintrittskarten oder QR-Codes sofort ein personalisierter Aufkleber mit einem einzigartigen QR-Code ausgedruckt. Dieser Aufkleber wurde direkt auf das ausgegebene Gerät geklebt, wodurch das Gerät sofort und eindeutig der jeweiligen Person zugeordnet wurde. Dies ermöglichte eine schnelle und präzise Erfassung, sodass die Teilnehmer ihr Gerät ohne Verzögerung erhielten.
- Effizientes Rücknahmesystem: Nach den Sessions oder am Ende des Kongresses gaben die Teilnehmer ihre Geräte an den vorgesehenen Rückgabestationen ab. Das Personal scannte die QR-Codes auf den Geräten, wodurch das System sofort erkannte, welche Geräte zurückgegeben wurden und welche noch ausstanden. Teilnehmer, die ihre Geräte nicht zurückgaben, wurden automatisch durch das System identifiziert und erhielten eine Erinnerung per E-Mail oder SMS.
- Verlustprävention: Durch die direkte Zuordnung der Geräte zu den Teilnehmern und die lückenlose Verfolgung mittels QR-Codes konnte das Risiko von Geräteverlusten erheblich minimiert werden. Am Ende des Kongresses waren alle ausgegebenen Geräte vollständig zurückgegeben worden.
Ein besonders herausragendes Feature: Nahtlose Integration und direkte Zuordnung
Das herausragende Feature war die Möglichkeit, die Übersetzungsgeräte direkt den Teilnehmern zuzuordnen, indem beim Check-in personalisierte QR-Code-Labels auf die Geräte geklebt wurden. Diese Maßnahme sorgte nicht nur für eine schnelle Ausgabe, sondern auch für eine genaue und unkomplizierte Rückgabe. Die nahtlose Integration dieses Systems in den gesamten Ablauf des Kongresses trug erheblich zur Teilnehmerzufriedenheit bei.
Der Erfolg: Ein reibungsloser Kongressablauf
Dank WIRKUNG.entry konnte der „Find Your Flow“ Kongress in Basel eine reibungslose und effiziente Ausgabe und Rücknahme der Simultanübersetzungsgeräte gewährleisten. Die Teilnehmer waren beeindruckt von der Geschwindigkeit und Präzision des Systems, und der Veranstalter konnte sicherstellen, dass keine Geräte verloren gingen und der Event ohne logistische Hürden ablief.
CTA: Lassen Sie uns Ihre Veranstaltung optimieren
Planen Sie eine Veranstaltung, bei der die effiziente Verwaltung von Simultanübersetzungen oder anderer Hardware entscheidend ist? Mit WIRKUNG.entry bieten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre Veranstaltung reibungslos und professionell unterstützt. Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Ihre Teilnehmer den bestmöglichen Service erhalten – ohne Kompromisse.