WIRKUNG.Entry

WIRKUNG.entry Einlassmanagement Teilnehmerverwaltung

Teilnehmerverwaltung und Einlassmanagement in super simpel – einfach ENTRY.

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Über WIRKUNG.entry

WIRKUNG.entry bietet Ihnen die perfekte Lösung für ein reibungsloses Einlassmanagement und umfassende Teilnehmerbetreuung für jede Art von Event.

So haben Sie die passenden Werkzeuge, um schnell und einfach Teilnehmer einzuchecken, nachzubuchen, freizuschalten, upzugraden – oder auszuschließen.

Alles auf dem Smartphone, Table oder PC.

Wirkung

Ben Panther
Laptop
Jens Schlangenotto
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Jessica Jung
Laptop auf einem Schreibtisch

WIRKUNG.Entry

Stellen Sie sich vor:

  • Entspannt hochwertige Tickets per Mail und Post verschicken
  • Keine Warteschlangen.
  • On-Demand ausdrucken von Namensschildern, personalisierten Infos und Aufklebern

Das ist WIRKUNG.entry. Ihr Einlass-Management-System für jeden Anlass.

Vereinbare jetzt einen kostenlosen Kennenlern-Call mit unserem Team.

Einlassmanagement In 3 Schritten WIRKUNG.Entry Einlassmanagement in super simpel

Schritt 1. Vor dem Event:

Vorbereitung für ein optimales Einlassmanagement:

E

Anbindung an andere Systeme zum Import und Versand von Tickets

E

Versand von Tickets und Einladungen per Post oder E-Mail

E

RSVP-Management inkl. Abfrage von z.B. Speise-Wünschen

E

Tisch- und Platz- verwaltung wie im Kino

E

Wartelisten, Vormerkungen und Wunsch-Konfigurationen

2. Während dem Event:

WIRKUNG.Entry Features

Laptop auf einem Schreibtisch

3. Nach dem Event:

  •  Auswertung von Teilnehmer-zahlen: Abwesenheiten pro Tag, Session oder Kategorie, Zeitpunkt der Registrierung sowie Peaks.
  • Export aller Daten als CSV oder Excel-Datei für beliebige Systeme, Dokumentation oder Aktivierung.
  • Export von Listen von z.B. nicht zurückgegebenen Geräten oder Materialien, nicht abgerufenen Vouchern oder No-Show für Rückerstattungs-Aktionen oder Upsell

Wirkung.Entry im Einsatz:  

Fallstudie: Tracking und Rücknahme von Simultan-Kopfhörern

Fallstudie: Tracking und Rücknahme von Simultan-Kopfhörern auf einem internationalen Kongress

Ausgangssituation:

Ein internationaler Kongress mit über 3.000 Teilnehmern aus verschiedenen Ländern wurde organisiert, um Experten aus den Bereichen Technologie und Innovation zusammenzubringen. Da die Veranstaltung mehrsprachig war, wurden Simultan-Kopfhörer zur Verfügung gestellt, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer den Vorträgen folgen konnten. Aufgrund der hohen Anzahl von Teilnehmern und der begrenzten Anzahl an Kopfhörern war es entscheidend, den Verleih und die Rückgabe der Geräte effizient zu verwalten, um Verlust oder Diebstahl zu verhindern.

Die Anforderung:

Der Veranstalter benötigte eine Lösung, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer seinen Kopfhörer schnell und einfach erhalten konnte, und dass die Rückgabe der Geräte am Ende der Veranstaltung nahtlos verlief. Das System musste in der Lage sein, zu verfolgen, welcher Teilnehmer welchen Kopfhörer erhalten hatte, um sicherzustellen, dass alle Geräte zurückgegeben wurden. Darüber hinaus war es wichtig, die Teilnehmer vorab zu informieren und bei Nicht-Rückgabe automatische Erinnerungen zu versenden.

Die Lösung:

WIRKUNG.entry wurde als das zentrale System für das Tracking und die Verwaltung der Simultan-Kopfhörer eingesetzt.

  • Verleih-Management: Beim Einlass erhielten die Teilnehmer nach dem Scannen ihres Tickets automatisch ein personalisiertes Label, das auch für die Ausgabe der Kopfhörer verwendet wurde. Jeder Kopfhörer war mit einem individuellen Barcode versehen, der mit dem Teilnehmerprofil verknüpft wurde. So konnte genau nachvollzogen werden, welcher Teilnehmer welchen Kopfhörer erhalten hatte.
  • Rückgabe-Management: Am Ende des Kongresses wurden die Kopfhörer an speziellen Rückgabestationen eingesammelt. Durch erneutes Scannen der Barcodes wurde überprüft, ob der Kopfhörer korrekt zurückgegeben wurde. Das System ermöglichte es, in Echtzeit zu verfolgen, welche Kopfhörer noch ausstanden.
  • Automatisierte Erinnerungen: Für die Teilnehmer, die ihre Kopfhörer nicht direkt zurückgaben, wurden automatisch Erinnerungs-E-Mails mit Informationen zur Rückgabestation und den möglichen Konsequenzen bei Nicht-Rückgabe versendet.
  • Berichterstattung: Nach dem Event lieferte WIRKUNG.entry detaillierte Berichte über den Verleih- und Rückgabeprozess, einschließlich einer Liste der Teilnehmer, die ihre Kopfhörer nicht zurückgegeben hatten. Diese Daten konnten verwendet werden, um eventuelle Rückerstattungsaktionen oder nachträgliche Forderungen zu verwalten.

Ergebnis:

Dank WIRKUNG.entry verlief der gesamte Verleih- und Rückgabeprozess der Simultan-Kopfhörer reibungslos. Es wurden keine Kopfhörer verloren, und die Teilnehmer schätzten die Effizienz des Systems. Die Veranstalter konnten sicherstellen, dass alle Geräte ordnungsgemäß zurückgegeben wurden, was die Kosten senkte und die Zufriedenheit der Teilnehmer erhöhte.

Fallstudie: Break-Out-Session Tracking

Fallstudie: Break-Out-Session Tracking und gezielte Nachbearbeitung bei einem Kongress

Ausgangssituation:

Ein renommierter Immobilien-Kongress mit mehreren hundert Teilnehmern bot neben den Hauptvorträgen auch eine Reihe von Break-Out-Sessions an. Jede dieser Sessions konzentrierte sich auf unterschiedliche Fachgebiete und Themen, die für bestimmte Zielgruppen innerhalb des Teilnehmerkreises relevant waren. Nach dem Kongress war es für den Veranstalter wichtig, die Teilnehmer gezielt mit weiterführenden Informationen und passenden Produkten zu versorgen, die auf den spezifischen Inhalten der besuchten Break-Out-Sessions basierten. Zudem sollte der Telefonsupport im Nachgang effizienter gestaltet werden, indem er genau wusste, welche Teilnehmer an welchen Sessions teilgenommen hatten.

Die Anforderung:

Das Ziel war, sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer nach dem Kongress nur die Informationen erhält, die für die besuchten Break-Out-Sessions relevant sind. Zudem musste das System die Teilnahme pro Session genau dokumentieren, um den Support-Teams die Möglichkeit zu geben, gezielte und relevante Folgeprodukte anzubieten. Diese Nachbearbeitung sollte so gestaltet werden, dass der Teilnehmer individuell betreut und die Konversion von Leads zu Käufern optimiert wird.

Die Lösung:

WIRKUNG.entry wurde eingesetzt, um den gesamten Prozess der Session-Teilnahme und der anschließenden Nachbearbeitung effizient zu steuern.

  • Session-Tracking: Beim Betreten einer Break-Out-Session wurden die Teilnehmer durch Scannen ihrer persönlichen QR-Codes oder Barcodes registriert. Jede Session war mit einem spezifischen Raum verknüpft, wodurch das System genau erfasste, wer an welcher Session teilgenommen hatte.
  • Personalisierte Informationen: Nach dem Kongress wurden automatisch nur die Informationen und Materialien der besuchten Break-Out-Sessions an die Teilnehmer versendet. Dies ermöglichte eine gezielte und personalisierte Nachbearbeitung, die die Relevanz und das Interesse der Teilnehmer erhöhte.
  • Gezielte Nachverfolgung: Die im System hinterlegten Daten ermöglichten es dem Telefonsupport, gezielt auf die Interessen und Bedürfnisse der Teilnehmer einzugehen. Basierend auf den besuchten Sessions konnten die Support-Mitarbeiter maßgeschneiderte Empfehlungen für Folgeprodukte oder Dienstleistungen geben, die genau auf die jeweiligen Themen der Break-Out-Sessions abgestimmt waren.
  • Optimierte Konversion: Durch die gezielte Nachbearbeitung konnte der Veranstalter die Konversion von Teilnehmern zu Käufern erheblich steigern, da die Empfehlungen und Nachbearbeitungen direkt auf den spezifischen Interessen der Teilnehmer basierten.

Ergebnis:

Mit WIRKUNG.entry konnte der Veranstalter nicht nur die Teilnehmererfahrung durch personalisierte Informationen und maßgeschneiderte Nachverfolgung verbessern, sondern auch die Effektivität des Telefonsupports steigern. Die gezielte Ansprache der Teilnehmer führte zu einer höheren Zufriedenheit und einer signifikanten Steigerung der Verkaufszahlen von Folgeprodukten.

Fallstudie: VIP-Bereich-Management

Fallstudie: VIP-Bereich-Management bei einer hochkarätigen Preisverleihung

Ausgangssituation:

Eine exklsive Preisverleihung, die jährlich zahlreiche prominente Gäste und hochrangige Branchenvertreter anzieht, plante eine Erweiterung ihrer VIP-Programme. Die Veranstaltung wollte sicherstellen, dass nur ausgewählte Teilnehmer Zugang zu den VIP-Bereichen, wie dem speziellen Empfang, der VIP-Lounge und den besten Sitzplätzen, erhalten. Diese Bereiche sind für die engsten Vertrauten der Organisatoren, Sponsoren und besonders wichtige Gäste reserviert, und es war entscheidend, den Zugang streng zu kontrollieren, um das exklusive Ambiente zu wahren.

Die Anforderung:

Der Veranstalter benötigte ein System, das sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den VIP-Bereichen erhalten. Dabei sollte das System in der Lage sein, den VIP-Status der Teilnehmer schon im Vorfeld zu verwalten und vor Ort schnell und effizient zu überprüfen. Es war wichtig, dass die Teilnehmer ohne Verzögerungen oder Komplikationen Zugang zu den VIP-Bereichen erhalten, während gleichzeitig verhindert wird, dass unberechtigte Personen diese exklusiven Zonen betreten.

Die Lösung:

WIRKUNG.entry wurde als das zentrale Tool für das VIP-Management eingesetzt und ermöglichte eine nahtlose Verwaltung und Kontrolle des Zugangs zu den VIP-Bereichen.

  • Vorab-Verwaltung des VIP-Status: Bereits vor der Veranstaltung wurden die Daten der VIP-Gäste in das System eingepflegt. Diese Informationen beinhalteten die spezifischen Zugangsrechte jedes Gastes, wie etwa den Zugang zu VIP-Lounges, exklusive Empfänge oder reservierte Sitzplätze.
  • Schneller und sicherer Einlass: Beim Einlass zur Veranstaltung konnten die VIP-Teilnehmer durch Scannen ihrer personalisierten Tickets oder QR-Codes sofort identifiziert und ihre Zugangsberechtigungen verifiziert werden. Das System gewärleistete, dass nur Personen mit den entsprechenden Berechtigungen Zutritt zu den VIP-Bereichen erhielten.
  • Echtzeit-Updates und Flexibilität: Sollten sich während der Veranstaltung Änderungen ergeben, wie zum Beispiel zusätzliche VIP-Zugangsberechtigungen für bestimmte Teilnehmer, konnte das System in Echtzeit aktualisiert werden. Dies ermöglichte es, auch kurzfristig Änderungen zu berücksichtigen und umzusetzen.
  • Berichterstattung: Nach der Veranstaltung ermöglichte WIRKUNG.entry eine detaillierte Auswertung darüber, welche VIP-Gäste welche Bereiche besucht hatten. Diese Informationen waren wertvoll für zukünftige Events, um die VIP-Betreuung weiter zu optimieren und gezielte Marketingmaßnahmen für diese exklusive Zielgruppe zu planen.

Ergebnis:

Durch den Einsatz von WIRKUNG.entry konnte der Veranstalter der Preisverleihung sicherstellen, dass der VIP-Bereich exklusiv und kontrolliert blieb, was das hochkarätige Ambiente der Veranstaltung bewahrte. Die Teilnehmer schätzten den reibungslosen Zugang und das personalisierte Erlebnis, während der Veranstalter wertvolle Daten für die zukünftige Planung und VIP-Betreuung sammeln konnte.

EntryDetails: 

Technische Details:

  • WIRKUNG.entry+app (App-Lösung ohne Drucker) kann innerhalb weniger Stunden aktiviert werden. Für alle anderen Lösungen können wir innerhalb weniger Tage durchstarten
  • 100% DSGVO-konform mit Servern in Deutschland und der EU.
  • Lokaler entry.SERVER und eigenes entry.WIFI für Redundanz und Ausfallsicherheit
  • Multi-Performance-Scans: Selbst bei Ausfall von Internet und lokalem LAN, läuft der Check-In entspannt weiter auf lokalen Geräten
  • WIRKUNG.entry wird auf Zebra-Scannern, Notebooks mit entry.OS sowie als Android-App zur Verfügung gestellt.
  • API zu gängigen Shop-Systemen wie Digistore, Elopage und Shopify stehen zur Verfügung.

Laptop

Fallstudie: Nachverfolgung von Verbrauchsmaterialien bei einem Handwerks-Workshop

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Fallstudie: VIP- und Gastmanagement bei einer exklusiven Gala-Veranstaltung

Ausgangssituation: Eine hochkarätige Gala-Veranstaltung mit prominenten Gästen aus Wirtschaft, Politik und Kultur wurde organisiert, um Spenden für eine wohltätige Stiftung zu sammeln. Die Veranstaltung umfasste mehrere exklusive Programmpunkte, darunter ein...

Fallstudie: Mitarbeiter-Zugangskontrolle bei einem internationalen Messeaufbau

Ausgangssituation: Ein Messeveranstalter plante eine Fachmesse, die über mehrere Tage hinweg in einer Messehalle stattfinden sollte. Der Aufbau der Messe erforderte die Koordination von Hunderten von Mitarbeitern, darunter Standbauer, technische Dienstleister, Caterer...

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Fallstudie: VIP- und Gastmanagement bei einer exklusiven Gala-Veranstaltung

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Mehr Informationen

Erfahren Sie mehr über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und individuellen Anpassungsmöglichkeiten von WIRKUNG.entry.

Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung und lassen Sie uns gemeinsam Ihre nächste Veranstaltung optimieren.

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FAQ´s

Was ist WIRKUNG.entry?

WIRKUNG.entry ist ein fortschrittliches Einlassmanagement- und Tracking-System, das speziell für Veranstaltungen entwickelt wurde. Es bietet eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Teilnehmern, Zugängen und interaktiven Funktionen, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Veranstaltern zugeschnitten sind.

Für welche Arten von Veranstaltungen ist WIRKUNG.entry geeignet?

WIRKUNG.entry eignet sich für eine breite Palette von Veranstaltungen, darunter Konferenzen, Messen, Festivals, Gala-Abende, Firmenveranstaltungen, Workshops, Sportevents und mehr. Es kann sowohl für kleine als auch für große Veranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern eingesetzt werden.

Wie sicher ist das System?

WIRKUNG.entry bietet durch Server in Deutschland und der EU höchste Sicherheitsstandards durch verschlüsselte Datenübertragung und regelmäßige Sicherheitsupdates. Außerdem können wir bei sensiblen Veranstaltungen durch den entry.SERVER eine komplett eigene Infrastruktur aufbauen, welche auf Wunsch per eigenem LAN verkabelt wird. So ist das abgreifen von Daten nahezu unmöglich und die Ausfallsicherheit nahezu bei 100%

Wie funktioniert das Einlassmanagement mit WIRKUNG.entry?

Beim Einlass scannen Teilnehmer ihre personalisierten Tickets oder QR-Codes. Das System überprüft in Echtzeit die Zugangsberechtigungen und erlaubt den Zutritt zu den jeweiligen Bereichen der Veranstaltung. Zusätzliche Informationen wie Sitzplatzzuweisungen oder VIP-Status werden ebenfalls verwaltet und den Teilnehmern entsprechend zugewiesen.

Ist WIRKUNG.entry auch ohne Internetverbindung nutzbar?

Ja, WIRKUNG.entry ist für den Einsatz auch ohne Internetverbindung ausgelegt. Das System verwendet lokale Server, um sicherzustellen, dass der Einlass und das Tracking auch bei Internetausfällen reibungslos funktionieren.

Welche Teilnehmerdaten kann WIRKUNG.entry erfassen und wie werden diese genutzt?

WIRKUNG.entry kann eine Vielzahl von Teilnehmerdaten erfassen, darunter Anmeldeinformationen, Sessions, an denen sie teilgenommen haben, und Interaktionen auf der Veranstaltung. Diese Daten können genutzt werden, um personalisierte Inhalte und Follow-up-E-Mails zu senden, sowie für die Auswertung und Optimierung zukünftiger Events.

Kann WIRKUNG.entry personalisierte Follow-up-E-Mails erstellen?

Ja, WIRKUNG.entry ermöglicht es, personalisierte Follow-up-E-Mails basierend auf den besuchten Sessions und Interaktionen der Teilnehmer zu generieren. Dies hilft, die Teilnehmer nach dem Event gezielt anzusprechen und die Bindung zu stärken. Allerdings können diese E-Mails nicht direkt verschickt werden – dafür haben Sie sicher eine Newsletter-Software. Oder wir helfen Ihnen gerne dabei.

Wie unterstützt WIRKUNG.entry die Verwaltung von VIP-Gästen?

WIRKUNG.entry bietet spezielle Funktionen zur Verwaltung von VIP-Gästen, einschließlich personalisierter Einlasskontrollen, VIP-Lounges und speziellen Programmpunkten. Das System stellt sicher, dass VIP-Gäste den ihnen zustehenden exklusiven Service erhalten.

Welche Art von Berichterstattung bietet WIRKUNG.entry?

Nach der Veranstaltung bietet WIRKUNG.entry detaillierte Berichte über die Teilnahme, Zugangsbewegungen, No-Show-Raten und vieles mehr. Diese Berichte helfen den Veranstaltern, den Erfolg der Veranstaltung zu messen und zukünftige Events besser zu planen.

Kann ich das System an meine Bedürfnisse anpassen?

Ja, WIRKUNG.entry ist hochgradig anpassbar und kann durch Custom API-Anbindungen in bestehende Systeme integriert werden.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Dank eines lokalen entry.SERVER ist WIRKUNG.entry auch bei Internetausfällen voll funktionsfähig und gewährleistet einen reibungslosen Einlass. Gleiches gilt übrigens auch bei Stromausfall (wobei in dem Fall sicher noch andere Herauforderungen auf Sie zukommen..)

Wie viele Teilnehmer kann das System gleichzeitig verwalten?

WIRKUNG.entry ist skalierbar und kann problemlos mehrere tausend Teilnehmer gleichzeitig verwalten. Vor Ort können mit einem geschulten Team bis zu 120 Teilnehmer pro Minute eingescannt werden. Bei Akkreditierungen mit Begrüßung und Rückfragen schafft WIRKUNG.entry im Schnitt 4 Teilnehmer pro Station und Minute (oder bis zu 40 Teilnehmer pro Minute bei 10 Stationen)

Welche Unterstützung bietet WIRKUNG.entry für hybride Events?

WIRKUNG.entry unterstützt hybride Events durch Funktionen wie Online-Check-Ins, Echtzeit-Tracking und interaktive Features für sowohl vor Ort als auch virtuelle Teilnehmer. Wir empfehlen dann allerdings eher andere Tools aus unserem Angebot.

Wie kann ich WIRKUNG.entry für mein Event einsetzen?

Wenn Sie WIRKUNG.entry für Ihr Event nutzen möchten, können Sie uns direkt kontaktieren. Wir können eine App-Lösung innerhalb weniger Stunden für Sie aktivieren. Unser Team hilft Ihnen dabei, das System auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Veranstaltung anzupassen und zu implementieren.