Ausgangssituation:
Ein Messeveranstalter plante eine Fachmesse, die über mehrere Tage hinweg in einer Messehalle stattfinden sollte. Der Aufbau der Messe erforderte die Koordination von Hunderten von Mitarbeitern, darunter Standbauer, technische Dienstleister, Caterer und Sicherheitskräfte. Aufgrund der hohen Anzahl an Personen und größe des Geländes sowie der unterschiedlichen Aufgabenbereiche war es entscheidend, den Zugang zu bestimmten Bereichen der Messe streng zu regulieren. Der Veranstalter wollte sicherstellen, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu sensiblen Bereichen wie dem Technikbereich, den VIP-Lounges und den Ausstellungsflächen während des Aufbaus erhielt.
Die Anforderung:
Der Veranstalter benötigte ein System, das es ermöglichte, den Zugang für verschiedene Mitarbeitergruppen präzise zu steuern. Das System sollte den Zugang in Echtzeit überwachen und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen die jeweiligen Bereiche betreten können. Zudem sollte es die Möglichkeit bieten, verschiedene Sicherheitsstufen für unterschiedliche Personengruppen festzulegen und den Zugang flexibel anpassen zu können.
Die Lösung:
WIRKUNG.entry wurde als zentrales Tool für die Zugangskontrolle während des Messeaufbaus eingesetzt.
- Personalisierte Zugangskontrollen: Vor Beginn des Aufbaus wurden alle Mitarbeiter im System registriert und mit entsprechenden Zugangsbefugnissen ausgestattet. Jede Mitarbeitergruppe – von Standbauern über technische Dienstleister bis hin zu Sicherheitskräften – erhielt spezifische Berechtigungen, die genau festlegten, welche Bereiche sie betreten durften.
- Echtzeit-Zugangskontrolle: Beim Betreten der Messehalle wurde jeder Mitarbeiter durch Scannen eines personalisierten Ausweises oder QR-Codes identifiziert. Das System überprüfte in Echtzeit, ob der Mitarbeiter berechtigt war, den jeweiligen Bereich zu betreten. Unberechtigte Personen wurden automatisch am Zugang gehindert.
- Flexible Anpassung der Zugangsberechtigungen: Sollten sich während des Aufbaus Änderungen ergeben, wie etwa zusätzliche Sicherheitsanforderungen oder die Notwendigkeit, bestimmten Mitarbeitern temporär Zugang zu zusätzlichen Bereichen zu gewähren, konnte das System sofort aktualisiert werden. Dies ermöglichte eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die sich ständig ändernden Anforderungen während des Messeaufbaus.
- Umfassende Berichterstattung: Nach Abschluss des Aufbaus lieferte WIRKUNG.entry detaillierte Berichte darüber, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten in welchen Bereichen tätig waren. Diese Informationen waren nicht nur für die Sicherheitsüberprüfung, sondern auch für die Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden nützlich.
Ergebnis:
Durch den Einsatz von WIRKUNG.entry konnte der Messeveranstalter sicherstellen, dass der Aufbau der Messe effizient und sicher ablief. Die genaue Kontrolle und Überwachung des Zugangs zu sensiblen Bereichen verhinderte unbefugtes Betreten und erhöhte die Sicherheit während der gesamten Aufbauphase. Darüber hinaus ermöglichte die flexible Anpassung der Zugangsberechtigungen eine reibungslose Koordination der unterschiedlichen Teams, was zu einem erfolgreichen und termingerechten Abschluss des Aufbaus führte.