Ausgangssituation:
Ein internationaler Kongress mit über 3.000 Teilnehmern aus verschiedenen Ländern wurde organisiert, um Experten aus den Bereichen Technologie und Innovation zusammenzubringen. Da die Veranstaltung mehrsprachig war, wurden Simultan-Kopfhörer zur Verfügung gestellt, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer den Vorträgen folgen konnten. Aufgrund der hohen Anzahl von Teilnehmern und der begrenzten Anzahl an Kopfhörern war es entscheidend, den Verleih und die Rückgabe der Geräte effizient zu verwalten, um Verlust oder Diebstahl zu verhindern.
Die Anforderung:
Der Veranstalter benötigte eine Lösung, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer seinen Kopfhörer schnell und einfach erhalten konnte, und dass die Rückgabe der Geräte am Ende der Veranstaltung nahtlos verlief. Das System musste in der Lage sein, zu verfolgen, welcher Teilnehmer welchen Kopfhörer erhalten hatte, um sicherzustellen, dass alle Geräte zurückgegeben wurden. Darüber hinaus war es wichtig, die Teilnehmer vorab zu informieren und bei Nicht-Rückgabe automatische Erinnerungen zu versenden.
Die Lösung:
WIRKUNG.entry wurde als das zentrale System für das Tracking und die Verwaltung der Simultan-Kopfhörer eingesetzt.
- Verleih-Management: Beim Einlass erhielten die Teilnehmer nach dem Scannen ihres Tickets automatisch ein personalisiertes Label, das auch für die Ausgabe der Kopfhörer verwendet wurde. Jeder Kopfhörer war mit einem individuellen Barcode versehen, der mit dem Teilnehmerprofil verknüpft wurde. So konnte genau nachvollzogen werden, welcher Teilnehmer welchen Kopfhörer erhalten hatte.
- Rückgabe-Management: Am Ende des Kongresses wurden die Kopfhörer an speziellen Rückgabestationen eingesammelt. Durch erneutes Scannen der Barcodes wurde überprüft, ob der Kopfhörer korrekt zurückgegeben wurde. Das System ermöglichte es, in Echtzeit zu verfolgen, welche Kopfhörer noch ausstanden.
- Automatisierte Erinnerungen: Für die Teilnehmer, die ihre Kopfhörer nicht direkt zurückgaben, wurden automatisch Erinnerungs-E-Mails mit Informationen zur Rückgabestation und den möglichen Konsequenzen bei Nicht-Rückgabe versendet.
- Berichterstattung: Nach dem Event lieferte WIRKUNG.entry detaillierte Berichte über den Verleih- und Rückgabeprozess, einschließlich einer Liste der Teilnehmer, die ihre Kopfhörer nicht zurückgegeben hatten. Diese Daten konnten verwendet werden, um eventuelle Rückerstattungsaktionen oder nachträgliche Forderungen zu verwalten.
Ergebnis:
Dank WIRKUNG.entry verlief der gesamte Verleih- und Rückgabeprozess der Simultan-Kopfhörer reibungslos. Es wurden keine Kopfhörer verloren, und die Teilnehmer schätzten die Effizienz des Systems. Die Veranstalter konnten sicherstellen, dass alle Geräte ordnungsgemäß zurückgegeben wurden, was die Kosten senkte und die Zufriedenheit der Teilnehmer erhöhte.