Ausgangssituation:
Eine exklsive Preisverleihung, die jährlich zahlreiche prominente Gäste und hochrangige Branchenvertreter anzieht, plante eine Erweiterung ihrer VIP-Programme. Die Veranstaltung wollte sicherstellen, dass nur ausgewählte Teilnehmer Zugang zu den VIP-Bereichen, wie dem speziellen Empfang, der VIP-Lounge und den besten Sitzplätzen, erhalten. Diese Bereiche sind für die engsten Vertrauten der Organisatoren, Sponsoren und besonders wichtige Gäste reserviert, und es war entscheidend, den Zugang streng zu kontrollieren, um das exklusive Ambiente zu wahren.
Die Anforderung:
Der Veranstalter benötigte ein System, das sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den VIP-Bereichen erhalten. Dabei sollte das System in der Lage sein, den VIP-Status der Teilnehmer schon im Vorfeld zu verwalten und vor Ort schnell und effizient zu überprüfen. Es war wichtig, dass die Teilnehmer ohne Verzögerungen oder Komplikationen Zugang zu den VIP-Bereichen erhalten, während gleichzeitig verhindert wird, dass unberechtigte Personen diese exklusiven Zonen betreten.
Die Lösung:
WIRKUNG.entry wurde als das zentrale Tool für das VIP-Management eingesetzt und ermöglichte eine nahtlose Verwaltung und Kontrolle des Zugangs zu den VIP-Bereichen.
- Vorab-Verwaltung des VIP-Status: Bereits vor der Veranstaltung wurden die Daten der VIP-Gäste in das System eingepflegt. Diese Informationen beinhalteten die spezifischen Zugangsrechte jedes Gastes, wie etwa den Zugang zu VIP-Lounges, exklusive Empfänge oder reservierte Sitzplätze.
- Schneller und sicherer Einlass: Beim Einlass zur Veranstaltung konnten die VIP-Teilnehmer durch Scannen ihrer personalisierten Tickets oder QR-Codes sofort identifiziert und ihre Zugangsberechtigungen verifiziert werden. Das System gewärleistete, dass nur Personen mit den entsprechenden Berechtigungen Zutritt zu den VIP-Bereichen erhielten.
- Echtzeit-Updates und Flexibilität: Sollten sich während der Veranstaltung Änderungen ergeben, wie zum Beispiel zusätzliche VIP-Zugangsberechtigungen für bestimmte Teilnehmer, konnte das System in Echtzeit aktualisiert werden. Dies ermöglichte es, auch kurzfristig Änderungen zu berücksichtigen und umzusetzen.
- Berichterstattung: Nach der Veranstaltung ermöglichte WIRKUNG.entry eine detaillierte Auswertung darüber, welche VIP-Gäste welche Bereiche besucht hatten. Diese Informationen waren wertvoll für zukünftige Events, um die VIP-Betreuung weiter zu optimieren und gezielte Marketingmaßnahmen für diese exklusive Zielgruppe zu planen.
Ergebnis:
Durch den Einsatz von WIRKUNG.entry konnte der Veranstalter der Preisverleihung sicherstellen, dass der VIP-Bereich exklusiv und kontrolliert blieb, was das hochkarätige Ambiente der Veranstaltung bewahrte. Die Teilnehmer schätzten den reibungslosen Zugang und das personalisierte Erlebnis, während der Veranstalter wertvolle Daten für die zukünftige Planung und VIP-Betreuung sammeln konnte.