Ausgangssituation:
Eine hochkarätige Gala-Veranstaltung mit prominenten Gästen aus Wirtschaft, Politik und Kultur wurde organisiert, um Spenden für eine wohltätige Stiftung zu sammeln. Die Veranstaltung umfasste mehrere exklusive Programmpunkte, darunter ein Gala-Dinner, eine Auktion, und verschiedene Unterhaltungseinlagen. Da es sich um eine Veranstaltung mit vielen VIP-Gästen handelte, war es wichtig, den Einlass und die Betreuung der Gäste optimal zu gestalten. Die Veranstalter wollten sicherstellen, dass jeder Gast personalisierte Betreuung erhält, dass der Zugang zu den verschiedenen Programmpunkten reibungslos abläuft und dass die VIP-Gäste besondere Aufmerksamkeit erfahren.
Die Anforderung:
Der Veranstalter benötigte ein System, das es ermöglicht, den VIP-Status der Gäste vorab zu verwalten und vor Ort schnell zu überprüfen. Das System sollte in der Lage sein, personalisierte Informationen wie Sitzplatzzuweisungen, Menüwünsche und Zugangsrechte für verschiedene Bereiche der Veranstaltung (z.B. VIP-Lounge, Backstage-Bereich) zu steuern. Zudem war es wichtig, die Gästeerfahrung durch maßgeschneiderte Begrüßungen und eine einfache Navigation durch die Veranstaltung zu verbessern.
Die Lösung:
WIRKUNG.entry wurde eingesetzt, um die Verwaltung und das Management der Gäste während der Gala zu optimieren.
- Vorab-Verwaltung der Gästedaten: Bereits vor der Veranstaltung wurden die Daten der Gäste, einschließlich VIP-Status, Sitzplatzzuweisungen, Menüwünsche und Zugangsberechtigungen, in das System integriert. Jede Gästekategorie (VIP, allgemeine Gäste, Sponsoren) erhielt spezifische Zugangsrechte und personalisierte Betreuungspakete.
- Personalisierte Einlasskontrolle: Beim Eintreffen der Gäste wurde durch Scannen des persönlichen QR-Codes oder Tickets sichergestellt, dass jeder Gast genau die Informationen und Anweisungen erhält, die für seine Kategorie relevant sind. VIP-Gäste wurden automatisch zu den entsprechenden Bereichen geleitet und erhielten zusätzliche Aufmerksamkeit durch das Personal.
- Sitzplatz- und Menüverwaltung: Das System ermöglichte es dem Veranstalter, die Sitzplatzzuweisungen und Menüwünsche der Gäste in Echtzeit zu verwalten und anzupassen. Dies stellte sicher, dass alle Gäste gemäß ihren Präferenzen platziert wurden und besondere Anforderungen, wie z.B. Diätwünsche, berücksichtigt werden konnten.
- Exklusive Betreuung: Für die VIP-Gäste wurden spezielle Willkommensnachrichten und Informationen über ihre persönliche Betreuung bereitgestellt. Diese wurden bei der Ankunft und während der gesamten Veranstaltung genutzt, um ein exklusives Erlebnis zu gewährleisten.
- Echtzeit-Updates: Falls es während der Veranstaltung zu Änderungen kam, z.B. durch kurzfristige Anfragen oder notwendige Anpassungen bei den Sitzplätzen, konnte das System diese in Echtzeit umsetzen, sodass alle Beteiligten stets über die aktuellen Informationen verfügten.
Ergebnis:
Durch den Einsatz von WIRKUNG.entry konnte die Gala-Veranstaltung reibungslos und mit höchster Präzision durchgeführt werden. Die Gäste, insbesondere die VIPs, schätzten die personalisierte Betreuung und den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Der Veranstalter konnte sicherstellen, dass alle Gäste entsprechend ihrer Kategorie behandelt wurden, und konnte durch die effiziente Verwaltung der Gästedaten und die Echtzeit-Anpassungen die Zufriedenheit und das Erlebnis auf der Gala erheblich steigern.